Estudo de Caso - Processo de Compras.pdf
- 1. Estudo de Caso - Processo de Compras Gustavo Henrique Lunardon
- 2. Quem é o Gustavo: ● Formação & Cursos: ○ Graduado em Gestão da Produção Industrial pela Univ. Positivo (2014-2017); ○ Pós Graduado em Gestão da Qualidade e Inovação pela Univ. Positivo (2018-2018); ○ Pós Graduado em Gestão da Qualidade e Lean Six Sigma pela Univ. Positivo (2019-2021); ○ White Belt pela FM2S (2019); ○ Yellow Belt pela Gemba Group (2019); ○ Auditor Interno de Processos da Qualidade (ISO 9001) pela Univ. Positivo (2019); ● Experiência Profissional: ○ Grupo Positivo (Univ. Positivo e Colégio Positivo) - (Abr-2015 à Fev-2022): ■ Inspetor de Alunos; ■ Assistente Administrativo; ■ Analista de Qualidade; ■ Analista Administrativo; ○ Cassol Pré-Fabricados - (Mai-2022 à Set-2024): ■ Analista de Processos; ○ CoE Votorantim (Centro de Excelência Votorantim) - (Jan-2025 a atual) ■ Analista de Processos e Melhorias Senior; ● Pessoal: ○ 30 anos; ○ Nascido em Curitiba - PR ○ Reside em Araucária-PR; ○ Noivo; ○ Enteada de 13 anos; ○ Fotografia, Carros e Ciclismo como Hobby;
- 3. Estudo de Caso - Processo de Compras Identificação da Necessidade Solicitação e Aprovação da Compra Pesquisa e Seleção do Fornecedor Negociação e Orçamento Emissão do Pedido de Compra Acompanhamen to da Entrega Recebimento e Conferência Processamento e Pagamento Feedback e Avaliação Pós-compra (1 dia) (5 dias) (3 dias) (3 dias) (1 dia) (4 dias) (1 dia) ( 5 dias) (1 dia) Lead Time*: 24 dias Processo Atual: *Lead Time: tempo total que leva desde o início de um processo até a entrega do produto ou serviço ao cliente.
- 4. Estudo de Caso - Processo de Compras Com o Diagrama de Pareto, comprova-se que para reduzir 80% dos problemas com apenas 20% de esforço, os processos a serem analisados devem ser os: ● Processamento e Pagamento; ● Solicitação e Aprovação da Compra; Mas por quê houve demora excessiva na execução dos processos citados acima?
- 5. Estudo de Caso - Processo de Compras 5 Porquês Por que houve demora na Solicitação e Aprovação da Compra? Porque o aprovador responsável demorou. Por que? Porque ele estava de férias e não deixou outro responsável. Porque ele não sabia que tinha que elencar outro responsável. Porque não há procedimento operacional. Porque não foi escrito. Por que? Por que? Por que? Por que? Documentar o processo e realizar treinamento com os responsáveis. Ação Por que houve demora no Processam. e Pagamento? Porque o Financeiro não agendou o pagamento. Por que? Porque o colaborador não verificou o sistema. Porque o colaborador é novo e não teve treinamento. Porque não foi agendado. Por que? Por que? Por que? *Realizar o treinamento com o colaborador novo* e criar a trilha de aculturamento para novos colaboradores. Ação Porque a área não tem uma trilha de aculturament o. Por que? *Ação de Contenção
- 6. Estudo de Caso - Processo de Compras 5W2H Processo What? (O que?) Why? (Por que?) Where? (Onde?) When? (Quando?) Who? (Quem?) How? (Como?) How much? (Quanto?) Aprovação de Compras Documentar o processo e realizar treinamento com os responsáveis. Para que não haja atrasos na aprovação Na companhia Até 06 de Junho de 2025 (NOME) Colaborador responsável do setor de compras. Documentar através de P.O.* e realizar treinamento através apresentação (Power Point) N/A Processam. e Pagamento Agendar e realizar o treinamento com o colaborador novo. Para que não haja desvios na operação financeira Na companhia Até 02 de Junho de 2025 (NOME) Colaborador responsável do setor financeiro. Treinar o colaborador novo no sistema. N/A Processam. e Pagamento Criar Trilha de Aculturação da área Para que não haja falta de conhecimento na operação financeira Na companhia Até 06 de Junho de 2025 (NOME) Colaborador responsável do setor financeiro. Documentar como será a trilha com todas as atribuições do cargo. N/A *P.O. - Procedimento Operacional
- 7. Estudo de Caso - Processo de Compras Identificação da Necessidade Solicitação e Aprovação da Compra Pesquisa e Seleção do Fornecedor Negociação e Orçamento Emissão do Pedido de Compra Acompanhamen to da Entrega Recebimento e Conferência Processamento e Pagamento Feedback e Avaliação Pós-compra (1 dia) (2 dias) (3 dias) (3 dias) (1 dia) (4 dias) (1 dia) ( 2 dias) (1 dia) Lead Time atual: 18 dias Lead Time antes das melhorias: 24 dias REDUÇÃO DE: 6 DIAS Processo após análise e implantação de melhorias:
- 8. Estudo de Caso - Processo de Compras Ações de controle da melhoria implantada: ● Treinamento de novos colaboradores, tanto para responsáveis por aprovação como para o time financeiro; ● Análise mensal dos indicadores de SLA* dos processos mapeados; ● Mitigação do desvios, gerando novos planos de ações; Principais ganhos: ● Redução do tempo total do processo de compras em 6 dias; ● Operações padronizadas através da documentação de procedimentos operacionais e treinamentos; *SLA - Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço)
- 9. Estudo de Caso - Processo de Compras Dúvidas?