Trabajo Final SI
- 2. ANÁLISIS DE LA EMPRESA: FODA FORTALEZAS: OPORTUNIDADES: •Posicionamiento en la industria. •Acaparar una mayor porción del mercado •Fuerte conocimiento del mercado. local. •Realiza sus propias mezclas, no compra •Nuevas generadoras eléctricas que han productos terminados. incrementado su consumo. •Cuenta con excelente talento humano. •Nuevas ofertas de almacenamiento en el •Cuenta con la correcta cantidad de sector petrolero. Al menos 3 nuevas infraestructura para ser eficiente y terminales de combustible están siendo cumplir con la demanda. construidas. DEBILIDADES: AMENAZAS: •Mal manejo de sus datos. •Nuevos competidores en el mercado panameño. •Cuenta con mucha información histórica •Nuevas reglamentaciones ambientales a nivel pero carece de gestionamiento de datos para mundial que encarecen costos y hacen más difícil el análisis y la toma de decisiones. la mezcla del producto localmente. •Recientemente sufrió de una migración importante de recurso humano clave.
- 3. RESISTENCIA AL CAMBIO IDENTIFICACION DE DETERMINACION DE PROBLEMAS, LOS OPORTUNIDADES Y REQUERIMIENTOS OBJETIVOS DE INFORMACION PRUEBA Y IMPLANTACION Y MANTENIMIENTO DEL EVALUACION DEL SISTEMA SISTEMA
- 4. ESTRATEGIA EMPRESARIAL ESTRATEGIA ESTRATEGIA DE ORGANIZACIONAL APLICACIONES
- 5. ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL Definición de las funciones de cada departamento. Establecer los perfiles. Establecimiento de procedimientos administrativos. El manejo de visión y misión de la compañía.
- 6. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA Management (CEO, HR VP, Finance VP, Trading VP, Marketing VP) FINANCE HHRR / (RISK ADMINISTRATION MANAGEMENT, CREDIT) IT TRADING MARKETING CREDIT AND OPERATIONS DEPARTMENT DEMARTMENT FINANCE
- 7. ESTRATEGIAS OPERACIONAL Minimizar los costos operativos de la empresa para garantizar un mejor margen de ganancia al producto importado. Por tratarse de combustóleos de uso marítimo, resulta imprescindible la reducción de costos operativos debido a que el precio o valor del producto en sí, va ligado al precio del mercado actual. (Platts) Enfocarnos en manejar los datos de manera que arrojen información que facilite determinar rápidamente los requerimientos del mercado local y niveles correctos de inventario que debe tener la empresa. Para ser eficientes con respecto a precio de compra vs precio de venta no solo para cumplir con la demanda de nuestros clientes sino para ser eficientes con respecto a precio de compra vs precio de venta.
- 8. OBJETIVOS OPERACIONALES Implementar un sistema informático que integre los sistemas actuales que se mantienen en la empresa, con el fin de mejorar el manejo de los datos de la empresa, para la toma de decisiones. Mejorar el flujo de la información, con el fin de incrementar el dinamismo entre los departamentos y alcanzar un mejor conocimiento de los costos y gastos. Esto en vista de que la industria petrolera es dinámica y es influenciada por muchos factores a nivel mundial. • La empresa funciona con varios sistemas de información no integrados, por tal motivo se busca incorporar un SI que permita un manejo de datos, para el uso de toma de decisiones rápidas y efectivas.
- 9. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN • Recepción de requerimientos por parte del cliente. CLIENTES • Consulta con el cliente sobre sus requerimientos. • Consulta de nuestros costos y gastos. MERCADEO • ¿Qué precio podemos ofrecer a nuestro cliente sobre los productos que requiere? • Verificación de la línea de crédito del cliente RISK MANAGEMNT AND CREDIT • Verificación del precio ofrecido vs precio del mercado. • Inclusión de la venta en el sistema de la empresa. ASPECT MERCADEO • Términos del contrato, precio, fecha, etc. • Ejecución de la venta, entrega de producto. OPERACIONES • Movimiento contable registrado en el sistema, facturación, etc. CONTABILIDAD
- 10. RIESGO VS BENEFICIOS RIESGO DEL PROYECTO ALTO BAJO BENEFICIOS POTENCIALES ERP SCM E-COMMERCE PARA LA COMPAÑIA SIG LOGISTICA BAJO BAJO SIG LOGISTICA E-LEARNING SIG MERCADEO SIG RRHH
- 11. EVALUACIÓN DE RIESGOS E. DEL NIVEL TAMAÑO DEL GRADO DE HERRAMIENTA DE PROYECTO PROYECTO TECNOLOGICO PROYECTO RIESGO ADMINISTRACION ALTA INTEGRACION ERP MEDIA ALTO GRANDE ALTO INTERNA/EXTERNA SIG MERCADEO ALTO ALTO PEQUEÑO MEDIANO ALTA INTEGRACION INTERNA E USO MEDIANO DE CONTROL COMMERCE ALTO ALTO GRANDE MEDIANO DE PLANEACION FORMAL PROYECTO P D TD PRO T E L O C PRO ERP 9 9 8 8.7 8 8 7 6 8 7.4
- 12. BENEFICIOS A LA EMPRESA BAJO ALTO BAJO ALTO RIESGO DEL PROYECTO
- 13. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA SAP Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios. Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual como hojas de excel, etc. Posibilidad de planear y generar proyectos corporativos soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados. Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir. Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.
- 14. PROCESO DE IMPLEMENTACION Análisis de la Análisis de los Análisis y Infraestructura sistemas localización de y posibilidades actuales. fallas. de evolución. Escogencia de Evaluación de Matrices de potencial nuevos relación e sistema para la sistemas. impacto. adopción. Factibilidad y Suplidores Migración y presupuesto. potenciales. Mantenimiento.
- 15. Implementación en la Empresa Migración de toda la información histórica. Administración y Recursos Humanos. Operaciones y Marketing Crédito y Riesgo. Finanzas
- 16. Proceso de Implementación por Departamentos Debido a que es realmente compleja la implementación del sistema SAP, por el hecho de que abarca todos los departamentos y tiene la posibilidad de manejar todos los procesos de la empresa tomamos la decisión de iniciar la implementación migrando toda la información histórica primero. 1. Integración en el departamento Administrativo y de Recursos Humanos: Debido a que estos departamentos manejan procesos que son controlables, se decidió iniciar con estos dos departamentos. 2. Departamento de Operaciones y Marketing: Se inicio el primer mes con el inventario histórico en el primer mes del día. Se empiezan a incluir todos los movimientos comerciales por Marketing y Operaciones en el sistema.
- 17. 3. Crédito y Riesgo: Se trabajará en paralelo con Global View y el nuevo módulo de SAP para crédito y riesgo. Siguiendo de cerca y comparando en paralelo para verificar la efectividad del sistema. 4. Por último escogimos al departamento de finanzas para integrarse al sistema. Por la complejidad de los procesos del departamento se trabajaran con una interfase del sistema ICTS a SAP inicialmente. Hasta que luego de verificada la eficacia del sistema se empiece a trabajar directamente en el nuevo SAP.
- 18. PROCESO DE CREACION Y DESARROLLO IDENTIFICACION DE PRUEBA Y PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION IMPLANTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA DISEÑO DEL SISTEMA (RECOMENDADO) DOCUMENTACION DEL SISTEMA
- 19. Planeación del Proyecto 2012 2013 ACTIVIDAD NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO Explicacion del Proyecto Medicion de KPI Recoleccion de informacion Historica Instalacion del SI Capacitación
- 20. CONCLUSIONES Implementación y migración en etapas. Se requiere que los departamentos de la empresa sean partícipes en la toma de decisiones al momento de realizar los cambios en el nuevo sistema. Es importante que el modelado del nuevo ERP se de acorde a lo que necesita cada departamento de la empresa para obtener mejores resultados. En conclusion el proyecto es viable a largo plazo y brinda valor agregado a los usuarios finales. El proyecto esta alineado con la estrategia del negocio mitigando las deficiencias que tiene actualmente.
- 21. RECOMENDACIONES Mejora de la comunicación entre los departamentos. Adopción del modelo organizacional propuesto con el fin de obtener un mejor flujo de la información. Desarrollar un plan de capacitación en el sistema, en vista de que la empresa cuenta con personal de IT capacitado, tomará menos tiempos la organización de un plan de capacitación. Uso del nuevo sistema ERP para integrar el resto de las aplicaciones utilizadas de la empresa para la toma de decisiones, basada en reportes, estadísticas que permitan el mejor entendimiento de la situación actual de la empresa.